De meeste miscommunicatie ontstaat niet door wat iemand zegt, maar door wat de ander ervan maakt. We vullen in, nemen aan en reageren voordat de ander is uitgesproken. Het goede nieuws: met een paar gerichte vragen haal je het grootste deel van de misverstanden weg, op het werk en thuis.
Onlangs werd ik gevraagd om te helpen bij een conflict tussen een paar medewerkers. Ze werkten al jaren samen, maar spraken elkaar nauwelijks nog aan. Toen ik met ze in gesprek ging, bleek het niet om een groot meningsverschil te gaan. Het was een opeenstapeling van kleine misverstanden. Ieder had zijn eigen verhaal over de ander, en niemand had ooit gecheckt of dat verhaal klopte.
In dit artikel lees je wat miscommunicatie precies is, waar het vandaan komt en welke vragen je kunt stellen om het op te lossen. Met voorbeelden uit mijn eigen praktijk als NLP-trainer en coach, want ook ik trap er nog regelmatig in.
Wat is communiceren, en wat is miscommunicatie?
Communiceren is het overbrengen van een boodschap van de een naar de ander, met woorden, stem en lichaamstaal. Maar communicatie is pas geslaagd als de boodschap aankomt zoals je hem bedoelde. In NLP zeggen we het zo: de betekenis van je communicatie is de reactie die je krijgt, ongeacht je intentie.
Wat jij bedoelt is belangrijk, maar wat de ander ontvangt bepaalt wat er gebeurt.
Miscommunicatie is het gat tussen die twee: de boodschap die aankomt is een andere dan de boodschap die werd verstuurd. Dat gat ontstaat omdat iedereen de wereld door een eigen bril bekijkt. In NLP heet dat: de kaart is niet het gebied. Jouw beeld van een situatie (je kaart) is gevormd door je ervaringen, overtuigingen en stemming van dat moment. De ander heeft een andere kaart. Zolang je dat vergeet, ga je ervan uit dat de ander hetzelfde hoort, ziet en bedoelt als jij.
Het NLP Communicatiemodel laat zien hoe die kaart ontstaat. Alles wat je meemaakt (de externe gebeurtenis) gaat eerst door je filters. Je brein laat weg, vervormt en generaliseert, op basis van taal, herinneringen, eerdere beslissingen, waarden en overtuigingen, metaprogramma’s en attitudes. Wat overblijft is je interne voorstelling: jouw versie van wat er gebeurde.
Die voorstelling bepaalt je stemming, die zich laat zien in je fysiologie (houding, ademhaling, spanning), en samen sturen ze je gedrag. De ander doorloopt precies hetzelfde proces, alleen met andere filters. Twee mensen in hetzelfde gesprek maken dus twee verschillende gesprekken mee. Daar begint miscommunicatie.
Een misverstand is dus zelden onwil. Het is meestal een kwestie van twee kaarten die niet naast elkaar zijn gelegd.
De 6 belangrijkste oorzaken van miscommunicatie
In mijn trainingen en coachingstrajecten zie ik steeds dezelfde oorzaken terugkomen.
- Aannemen in plaats van vragen. Iemand zegt iets en je brein vult de rest al in. Maar mijn brein is niet jouw brein. Gedachten lezen kan niemand, ook al doen we vaak alsof.
- Reageren voordat je hebt geluisterd. De ander is nog niet uitgesproken en jij bent je antwoord al aan het formuleren. Je reageert dan op wat je verwacht, niet op wat er gezegd wordt. Meer hierover lees je in De kunst van luisteren: 7 manieren.
- Taal is vaag. We laten informatie weg (“het werkt niet”), we generaliseren (“jij luistert nooit“) en we vervormen (“als hij dat zegt, vindt hij mij niet goed”). De ander vult de gaten op zijn eigen manier in.
- Toon en lichaamstaal zeggen iets anders dan je woorden. Een hogere stem, een sneller tempo of een frons wordt al snel gelezen als boosheid of irritatie, ook als je dat helemaal niet voelt.
- Verschillende communicatiestijlen. De een is direct en to the point, de ander omzichtig en vriendelijk. Wat voor de een helder is, voelt voor de ander hard. Wat voor de een beleefd is, voelt voor de ander vaag.
- Spanning in je lijf. Onder stress schakelt je zenuwstelsel over op bescherming. Vanuit de polyvagaaltheorie weten we dat je dan neutrale signalen sneller als dreiging leest. Een korte mail of een blik wordt ineens een aanval. Hoe meer spanning, hoe meer miscommunicatie.
Miscommunicatie op de werkvloer
Terug naar de medewerkers met het conflict. Als ik vraag waar en wanneer de miscommunicatie begon, kunnen mensen dat bijna nooit precies aanwijzen. Wat wel naar boven komt, is een gevoel. Een soort allergie voor de manier waarop de ander communiceert.
In de praktijk zie ik vaak dat zo’n allergie iets over jezelf zegt. Je ergert je aan de collega die alles recht voor z’n raap zegt, terwijl je stiekem zelf wel wat meer van je zou willen laten horen. Of je stoort je aan de collega die eromheen draait, omdat je zelf geleerd hebt dat duidelijkheid de enige goede manier is.
Zodra dat helder wordt, verandert het gesprek. Ik nodig collega’s dan uit om naar elkaars communicatiestijl te kijken in plaats van naar elkaars karakter. Weet je hoe de ander communiceert, dan kun je je daarop afstemmen. Vanuit mijn rol als trainer kan ik daarin neutraal zijn, en eerlijk is eerlijk: het houdt mij ook scherp. Hetzelfde overkomt mij namelijk ook.
Miscommunicatie thuis en in je relatie
Ook thuis kom je miscommunicatie dagelijks tegen. Ik krijg zelf weleens te horen dat ik boos reageer, terwijl ik dat helemaal niet ben. Als ik ergens enthousiast of betrokken bij ben, wordt mijn stem luider en mijn tempo hoger. Voor de ander klinkt dat al snel als boosheid of frustratie.
Toonhoogte, tempo en je gezichtsuitdrukking zeggen vaak meer dan je woorden. Juist bij de mensen die het dichtst bij je staan, reageren we op die signalen voordat we de inhoud hebben gehoord. Een simpele check (“Je klinkt geïrriteerd, klopt dat?”) voorkomt dan een avond langs elkaar heen praten. Wie wil oefenen met afstemmen op de ander, vindt een praktische ingang in gedrag spiegelen.
Miscommunicatie oplossen: 7 vragen die ophelderen
De snelste manier om miscommunicatie op te lossen is stoppen met invullen en beginnen met vragen. In de NLP-opleiding werken we met het metamodel: een set vragen die precies de gaten in taal opzoekt. Deze zeven gebruik ik zelf het meest.
Wat je hoort | Vragen die ophelderen | Wat het oplevert |
|---|---|---|
“Het werkt niet.” | Wat werkt er precies niet? | De weggelaten informatie komt boven tafel. |
“Jij luistert nooit.” | Nooit? Wanneer had je het gevoel dat ik niet luisterde? | Een generalisatie wordt een concreet moment. |
“Dat moet anders.” | Hier kun je drie vragen stellen: Wat precies moet anders? Wat houdt je tegen om het anders te doen? Wat gebeurt er als je het niet anders doet? | Je krijgt het gewenste resultaat in beeld. Meer specificatie De oorzaak Het gevolg |
“Hij vindt mij niet goed genoeg.” | Hoe weet je dat? | Een aanname wordt toetsbaar. |
“We moeten dit zo doen.” | Wat zou er gebeuren als we het niet zo doen? | De onderliggende zorg of regel wordt zichtbaar. |
Een vage toezegging | Wat spreken we concreet af, en wie doet wat? | Iedereen vertrekt met hetzelfde beeld. |
Twijfel of het is overgekomen | Wat neem jij hieruit mee? | Je checkt wat er werkelijk is aangekomen. |
Een tip: stel deze vragen met nieuwsgierigheid, niet als verhoor. Vijf “hoe weet je dat?”-vragen achter elkaar voelen als een kruisverhoor. Vat eerst samen wat je gehoord hebt, en stel dan één vraag.
Voorbeeld: van botsing naar open gesprek
Ik ben iemand die dingen direct en soms confronterend zegt. Een van mijn vroegere collega’s was het tegenovergestelde: hij draaide er liever omheen en wilde vooral vriendelijk blijven. Voor hem was mijn manier hard. Ik vond hem eerlijk gezegd soft en moeizaam.
Ik had kunnen vasthouden aan mijn directe stijl. Maar dan bleef hij stil en wist ik nooit wat hij werkelijk vond. Dus paste ik mijn aanpak aan. In plaats van meteen mijn mening te geven als hij iets vertelde, stelde ik vragen. Hoe kijk jij hiertegen aan? Wat zou jij doen? En ik bleef doorvragen op zijn ideeën.
Het effect was groter dan ik verwachtte. Hij ging zich meer uitspreken en ervoer mij niet langer als hard, maar als open. Na een tijdje kwam hij zelf met vragen naar mij toe en werd hij directer. We schoven allebei een stukje naar elkaar toe en daardoor ontstond er een open manier van communiceren. Dat is in de kern waar verbindend communiceren over gaat.
Stappenplan bij een misverstand
Merk je dat een gesprek scheef loopt? Deze vier stappen helpen je om het recht te zetten.
- Pauzeer. Merk de spanning op voordat je reageert. Eén keer rustig uitademen is vaak genoeg.
- Vat samen wat je hoorde. “Als ik je goed begrijp, bedoel je dat…” Zo geef je de ander de kans je te corrigeren.
- Vraag naar de bedoeling. “Wat is voor jou het belangrijkste hierin?” Kijk achter de woorden naar wat de ander wil bereiken.
- Deel je eigen bedoeling. Zeg niet alleen wat je vindt, maar ook waarom. “Ik zeg dit zo direct omdat ik wil dat het project slaagt.”
Minder miscommunicatie? Oefen het in de Cursus Communicatie
Weten hoe het werkt is één ding. Het toepassen op het moment dat je geïrriteerd raakt of onder druk staat, is iets anders. Dat leer je door te oefenen, met feedback, in een veilige setting.
In de Cursus Communicatie werk je in een kleine groep van maximaal 8 deelnemers aan je eigen situaties uit de praktijk. De training bestaat uit twee dagen met minimaal drie weken ertussen, zodat je het geleerde eerst in je werk uitprobeert. Elke maand start er een nieuwe groep.
Wil je eerst zelf ervaren hoe dit voelt? Kom dan naar een gratis NLP Experience avond in Grou of Deventer.
Heb jij onlangs een mooi of pijnlijk voorbeeld van miscommunicatie meegemaakt? Laat het hieronder achter in een reactie. Ik lees ze allemaal.
F.A.Q. Veel gestelde vragen:
Wat is de belangrijkste oorzaak van miscommunicatie?
Aannemen in plaats van vragen. We gaan ervan uit dat de ander hetzelfde bedoelt als wij, en vullen ontbrekende informatie zelf in. Eén verhelderende vraag voorkomt de meeste misverstanden.
Hoe los je miscommunicatie op?
Vat samen wat je hebt gehoord, vraag naar wat de ander bedoelt en deel je eigen bedoeling. Stel open vragen zoals “Wat bedoel je precies?” en “Hoe weet je dat?” in plaats van te reageren op je eigen interpretatie.
Wat is het verschil tussen communicatie en miscommunicatie?
Bij communicatie komt de boodschap aan zoals hij bedoeld is. Bij miscommunicatie ontvangt de ander iets anders dan wat werd verstuurd, door aannames, vage taal, toon of verschillende communicatiestijlen.
Hoe voorkom je miscommunicatie op het werk?
Maak afspraken concreet (wie, wat, wanneer), check wat er is aangekomen en leer de communicatiestijl van je collega’s kennen. Vooral bij spanning of tijdsdruk loont het om een moment te pauzeren voordat je reageert.
Kun je leren beter te communiceren?
Ja. Luisteren, doorvragen en afstemmen op de ander zijn vaardigheden die je kunt oefenen. In een training doe je dat met echte situaties uit je eigen werk, zodat het direct toepasbaar is.
